¿Qué es y cómo se elabora un plan de comunicación para una empresa?

Cuando hablamos de las “empresas”, son muchos los conceptos que se nos pueden venir a la cabeza: beneficio, competencia, organización… Sin embargo, si hay un aspecto que destaca por su importancia crítica, es la comunicación efectiva. Esta habilidad fundamental no es solo una herramienta valiosa, sino una necesidad para el éxito empresarial. Pero más allá de establecer sólo dónde y cómo comunicarse, es esencial determinar a qué miembros específicos del equipo dirigirse y con qué tipos de mensajes. Aquí es donde entra en juego el concepto de un plan de comunicación empresarial.

Un plan de comunicación empresarial bien diseñado es un mapa detallado que guía a la empresa en cómo, cuándo y a quién transmitir sus mensajes clave. La buena noticia es que escribir un plan de comunicación efectivo no es para nada difícil. Todo lo que se requiere es definir los canales de comunicación y alinear a todos en torno a cuándo los miembros del equipo deben usar cada canal.

Definición de un plan de comunicación empresarial

Un plan de comunicación empresarial se define como una estrategia cuidadosamente elaborada que establece cómo una organización intercambia información y dialoga tanto interna como externamente. Se podría definir como una especie de faro que guía a la empresa, y que es especialmente útil durante períodos de cambio o crisis.

Este plan no solo aborda los métodos y canales de comunicación, sino que también identifica los mensajes clave que deben transmitirse a diferentes audiencias, incluidos empleados, clientes, inversores y el público en general. La esencia de este plan radica en su capacidad para alinear la comunicación con los objetivos generales de la empresa, garantizando que cada mensaje refuerce la visión y los valores corporativos. 

Importancia del plan de comunicación en las empresas

En la década de los 90, Apple enfrentaba desafíos significativos, perdiendo terreno ante competidores como Microsoft. Sin embargo, con la reincorporación de Steve Jobs en 1997, la empresa experimentó una transformación radical. La clave de Jobs no solo fue renovar la línea de productos, sino que también implementó un plan de comunicación enfocado en transmitir una imagen de innovación, calidad y diseño exclusivo. Este enfoque en la comunicación coherente y poderosa ayudó a Apple a reconstruir su marca y a ganar una lealtad inquebrantable de los clientes. 

Un plan de comunicación eficaz no solo mejora la imagen pública y la percepción de marca, sino que también asegura que los mensajes internos estén alineados con la misión y visión de la empresa. Facilita la gestión del cambio, ayuda a navegar por crisis y fortalece las relaciones con los stakeholders.

Elementos clave de un plan de comunicación

  • Definición de Objetivos: Este elemento implica establecer metas específicas que el plan de comunicación busca lograr. Estos objetivos deben ser concretos, medibles y alineados con la estrategia general de la empresa.
  • Segmentación de Audiencias: Consiste en identificar y comprender a los distintos grupos a los que se dirige el plan. Esta segmentación permite adaptar los mensajes de forma más efectiva para satisfacer las necesidades y expectativas de cada grupo objetivo
  • Mensaje Central: Se refiere a la creación de un mensaje coherente y atractivo que encapsule la esencia de lo que la empresa desea comunicar. Este mensaje debe ser consistente en todos los canales y resonar con la audiencia objetivo.
  • Selección de Canales y Medios: Implica elegir los medios y plataformas más adecuados para transmitir el mensaje a la audiencia deseada. La selección debe basarse en el análisis de dónde se encuentra la audiencia y cómo consumen información.
  • Plan de Implementación y Cronograma: Este elemento abarca la planificación detallada de cómo y cuándo se ejecutarán las acciones de comunicación. Incluye la asignación de recursos, la definición de plazos y la planificación de actividades para garantizar la entrega oportuna y efectiva de los mensajes.

Pasos para elaborar un plan de comunicación efectivo

 

Identificación del público objetivo

La identificación del público objetivo es el proceso que trata de comprender a las audiencias, incluyendo sus características demográficas, psicográficas, necesidades, preferencias y comportamientos. Al entender quiénes son los receptores de nuestra marca, las empresas pueden diseñar mensajes que “resuenen” de manera más efectiva con cada segmento de su público. Esto implica segmentar al público en grupos más pequeños y manejables, lo que permite una personalización más precisa de los mensajes.

Análisis de situación y objetivos

El primer paso crucial en la creación de un plan de comunicación empresarial es realizar un análisis detallado de la situación actual de la empresa. ¿Qué implica esto? Examinar las condiciones internas y externas que afectan la comunicación para identificar las áreas de mejora y las oportunidades de comunicación no explotadas. 

Basándose en este análisis, se establecen objetivos específicos y medibles para el plan. Estos objetivos deben ser claros, alcanzables y alineados con los objetivos generales de la empresa. Pueden abarcar desde aumentar el reconocimiento de marca y mejorar la comunicación interna, hasta gestionar la reputación de la empresa y fortalecer las relaciones con clientes y stakeholders. 

Estrategias y tácticas de comunicación

En el núcleo de un plan de comunicación efectivo, también nos encontramos con la elaboración de estrategias y tácticas de comunicación. En grandes rasgos, la estrategia es lo que define el enfoque general para alcanzar sus objetivos (visión global, cómo potenciar la imagen de marca, mejorar el engagement con el público)… Una vez establecida la estrategia, se procede a detallar las tácticas específicas: las acciones concretas, herramientas y técnicas que se emplearán para materializar la estrategia (selección de plataformas de redes sociales, campañas de email…). Pero la clave de todo esto está en la cohesión: las tácticas deben alinearse perfectamente con la estrategia global para asegurar una comunicación coherente y eficiente que refleje y promueva los objetivos empresariales.

Herramientas y recursos necesarios

En pleno siglo XXI, las herramientas digitales juegan un papel crucial en innumerables aspectos, desde plataformas de redes sociales hasta herramientas de análisis de datos y gestión de relaciones con clientes. Estas herramientas digitales ofrecen una amplia gama de posibilidades para personalizar, segmentar y medir la efectividad de las comunicaciones, posibilidades que pueden ser muy bien aprovechadas a la hora de redactar un plan de comunicación. 

Esto no significa que las herramientas tradicionales como la prensa escrita, la radio y la televisión sean reemplazadas. Y es que a pesar de la prevalencia de lo digital, estas herramientas clásicas siguen siendo relevantes en ciertos contextos y audiencias, especialmente cuando se busca un alcance más amplio o se comunica en mercados específicos.

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