¿Reunionitis? Haz que las reuniones no afecten tu productividad

Las reuniones son el enemigo público preferido del mundo corporativo. A nadie le gustan, y no es un gran secreto. Asistir a demasiadas reuniones termina por agotar y estresar a cualquiera. Y donde más pasa factura es en la pérdida de motivación y de tiempo de los colaboradores, resultando en la muerte de la productividad y la calidad. Por ello, no es una gran sorpresa que:

El 92% de los empleados considera las reuniones caras e improductivas según un estudio de HBR.

Los datos también demuestran que las reuniones tardan un 30% más del tiempo que estaban previstas. Incluso en un 34%, se discuten temas que no estaban preparados. 

Esto no solo aplica a las reuniones online, es peor de manera presencial. Microsoft en su informe anual asegura que a casi 2 de cada 3 personas les cuesta tener el tiempo y la energía para hacer su trabajo.

Consejos y tips para ser más eficiente con las reuniones en el trabajo

Existen métodos de trabajo diseñados para que el workflow sea óptimo y eficiente. Hablamos de, por ejemplo, el método Scrum, donde todo el equipo tiene una actualización casi a tiempo real de los avances del proyecto. 

Sin embargo, como sabemos que algunas reuniones son inamovibles, hemos recopilado los mejores consejos para que tus reuniones no te roben más tiempo del necesario.

1. Rechazar reuniones. Puede que sufras de FOMO (Fear of missing out), en castellano ‘miedo a perderse algo’, pero debes también saber que no pasa nada si no acudes a una reunión si no es necesaria tu presencia. Siempre podrás informarte de posibles cambios o novedades a través de algún compañero. 

2. Definir un objetivo claro. Debemos tener claro que si se agenda una reunión es porque de verdad va a ser útil para tratar un determinado tema. Una buena forma de plantearlo es: qué quiero conseguir al finalizar la reunión. 

3. Establecer la periodicidad. En los proyectos, muchas veces no es necesario tener 2 o 3 reuniones por semana, por lo tanto, es clave elegir un día para que se pueda hacer un repaso de lo que se lleva trabajando hasta ese momento y también establecer los pasos para los siguientes días.

4. Afinar el horario. Encontrar el horario donde menos ‘corten’ tu día y, por tanto, tu productividad. Algunos ejemplos de buenas prácticas son: a primera hora de la mañana, en la hora previa antes de comer o a última hora de la tarde. Esto permitirá que trabajes sin interrupciones durante largos períodos y continúes siendo productivo.

5. Acotar la duración. Según la experta en el campo, Donna McGeorge, escritora de La reunión de 25 minutos: la mitad del tiempo, el doble del impacto, una reunión no debe durar más de 25 minutos. Esto se explica según el Método Pomodoro, por el cual se explica que ese es el tiempo de concentración máximo de una persona.

6. Convocar solo asistentes imprescindibles. No tiene sentido añadir personas que no van a tener mucho que aportar a la reunión. Involucrar a todos los miembros de un departamento no suele ser buena idea. Repasa y decide si todos deben ser convocados. Las personas que no estén involucradas -y su productividad- te lo agradecerán.

7. Ser puntual. Nunca está de más recordarlo, pero muchas veces no se cumple. La premisa debe ser: si se empieza a la hora, se acaba a la hora. Respetar esto es un deber de todos los participantes. 

8. Hacer un recap de toda la información. Es importante recopilar toda la información y plasmarla en un documento ejecutivo (es decir, resumido) para que todos los participantes sepan los puntos de los que se ha hablado. Por tanto, toma notas.

9. Organizar días sin reuniones. Parece obvio, pero si te fijas en tu calendario, habrá semanas en las que no has tenido días sin reuniones. Tener uno o dos días en los que puedas dedicarte de forma plena a tus tareas habituales sin interrupciones, dará un impulso a tu productividad. Numerosas empresas, como Bumble o Slack, están impulsando algunas prácticas empresariales como instaurar días sin reuniones como solución para mitigar el ‘burnout’.