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“El diseño humano te dice cuáles son tus dones y talentos para potenciar tu trabajo”
30 de noviembre de 2023
Las 5S japonesas para ser más productivo y feliz
Marie Kondo llegó a nuestras vidas para enseñarnos que el orden y la limpieza en el hogar son sinónimos de tranquilidad y felicidad. Ahora otro método nipón pretende lograr lo mismo en nuestra mente y en nuestra oficina.
Con Marie aprendimos a descartar de nuestra casa lo que ya no usamos y ocupa espacio. El método de las 5S japonesas parte del mismo principio: eliminar lo superfluo para que la mente esté limpia y despejada a la hora de trabajar. Esto se traducirá en una mente más tranquila y más feliz.
A pesar de las particularidades que nos hacen a todos diferentes, si hay algo que compartimos es que queremos menos estrés, más calma y más alegría. Con este método, dejamos de asociar la productividad al agobio y a terminar tu jornada agotado o enfadado con el mundo.
¿Qué es el método japonés de las 5S?
Este método consiste en eliminar lo que no es importante, no es útil y no nos ayuda a cumplir nuestros objetivos. Para ello, proponen cinco S:
1. Seiri -separar-:
La primera S se refiere al espacio físico donde vas a trabajar: un lugar desordenado y caótico impactará en la concentración y atención . El concepto de “seiri” es separar todo lo que no sea imprescindible de tu lugar de trabajo.
Si eres de esas personas a las que les cuesta deshacerte de las cosas no se trata de que las tires y te despidas para siempre. El método japonés propone que te separes de ellos mientras trabajas y los guardes en un espacio ajeno a donde realizas tus actividades laborales. También invita a que hagas una prueba : si después de tres meses, te das cuenta de que no te hacen falta y no los extrañas, ahí sí haz un “Marie Kondo”. Deshazte de ellas y esta vez de verdad.
2. Seiton -ordenar-:
Una vez hayas finalizado el primer paso, es hora de hacer la segunda S: que consiste en ordenar lo que clasificaste como imprescindible en el punto anterior. Aquí se trata de que organices tu espacio de trabajo de una forma eficaz para no desperdiciar tiempo en la búsqueda de los materiales.
Para tener localizados los objetos o componentes que necesites y que no pierdas tiempo, energía y desplazamientos innecesarios, márcalos con etiquetas, señales o dibujos.
Si, por ejemplo, hoy es un día de reuniones y envío de correos, bastará tener el ordenador y el cargador. Para los profesionales que tienen un gusto por lo old school, quizá también mantener a mano un bloc de notas o una agenda de papel.
3. Seiso -limpiar-:
Y ahora, sí: es momento de que saques la escoba, los paños y la fregona. Trabajar en un lugar limpio a la vista ayuda a que la mente también se vacíe. Por eso, el método de las 5S te invita a que te deshagas de la suciedad, la basura y todo aquello que ensucia tu lugar de trabajo y tu cerebro.
De hecho, muchos profesionales de la salud mental aconsejan a personas que están atravesando ansiedad, una crisis de estrés o un momento vital caótico, que limpien, vacíen y ordenen el espacio físico. El acto de limpiar ayudará a que la mente se despeje y, también, a estar más motivada.
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4. Seiketsu -sistematizar-:
El cerebro funciona a base de repetición y de hábitos. Es como lavarse los dientes: no requiere que te esfuerces o pienses en ello. Terminas de comer y vas a cepillártelos. Bueno, eso esperamos. El caso es que la repetición ayuda al cerebro a ahorrar energía para realizar otras tareas. En esto consiste la cuarta S: crear estrategias repetitivas para no perder tiempo, ni pensar demasiado. Un ejemplo de esto puede ser el siguiente: la noche anterior, prepara tu lugar de trabajo con todas las herramientas que vayas a necesitar para que tu cerebro entienda que a la mañana siguiente todo estará listo y que será momento de ponerse a realizar las tareas. Si repites esto día tras día irás entrenando a tu mente de forma que cada vez le costará menos esfuerzo y tiempo el acto de empezar.
Otra estrategia para sistematizar hábitos es asociar tareas nuevas y que le suponen un coste de energía a tu cerebro por ser algo nuevo a rituales o elementos que sean disfrutables. Así, puedes acompañar tus nuevos hábitos en la oficina empezando con algo que te guste: como poner tu canción favorita o encender una vela aromática, que transmita calma y alegría.
5. Shitsuke -disciplina-:
De nada sirve hacer todo esto un día y al día siguiente volver a un espacio de trabajo desordenado, sucio, y un sistema de trabajo desorganizado. A Marie Kondo no le gustaría y a tu cerebro tampoco. Esta quinta S es la más importante porque consiste en mantener lo que has hecho y no volver a los hábitos anteriores que te causaban estrés y afectaban a tu productividad. Hay estudios que dicen que un comportamiento se convierte en hábito a los 21 días. 21 días de esfuerzo consciente para que estas 5S formen parte natural de tu día laboral.
